こんにちは、nobuです。
面接をして「この人に働いてもらおう」と採用が決まった。では、初出勤までに何をすればいいのでしょうか。
私も飲食店を経営していた頃、アルバイトの採用を何度も経験しました。ただ、今の労務の仕事をするようになって振り返ると、当時は知らなかった手続きや準備もたくさんあることに気づき、反省しきりです。
採用が決まったあとは、働く条件を確認し、入社に必要な情報や書類をそろえます。雇用保険や社会保険の対象になるかを確認したり、制服や初日の案内を準備したりすることも必要です。
今回は、社員やアルバイトの採用が決まってから初出勤までに確認したいことを、順番に見ていきます。
働く条件を確認する
採用が決まったら、まず「どんな条件で働いてもらうのか」を確認します。
働く場所や仕事内容、始業・終業時刻、休憩、休日、賃金など、採用時には明示しなければならない労働条件があります。
労働条件通知書については、別の記事で詳しくまとめています。
入社に必要な情報や書類を確認する
次に、給与の支払いや税金などの手続きに必要な情報・書類を確認します。
たとえば、次のようなものです。
・氏名、住所、生年月日などの基本情報
・給与の振込先
・税や社会保険等の手続きに必要なマイナンバー
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・雇用保険や社会保険の手続きに必要な情報
・中途入社の場合は、必要に応じて前職の源泉徴収票
ただし、全員から同じ書類を集めればよいわけではありません。
たとえばWワークの場合、扶養控除等申告書は原則として主たる給与を受ける勤務先へ提出します。前職の源泉徴収票も、その年の前職分を含めて年末調整をする場合などに必要です。
その人の働き方や状況に合わせて、必要なものを確認しましょう。
雇用保険や社会保険の対象になるか確認する
社員やアルバイトを採用したら、雇用保険や社会保険への加入が必要になるかも確認します。
「アルバイトだから加入しなくていい」と雇用形態だけで判断するのではなく、働く時間や契約内容などから加入対象になるかを確認し、必要な場合は会社側で手続きを行います。
ここでは細かな加入要件までは触れませんが、採用するときに「この人は雇用保険や社会保険の対象になるかな？」と確認する項目を入れておくと、のちのトラブル等を防ぐことになるので覚えておいてくださいね。
Wワークをしているか確認する
飲食業では、ほかのお店や会社と掛け持ちで働いている人も珍しくありませんので、採用時には、ほかにも仕事をしているか確認しておきましょう。
Wワークの場合、税金の手続きだけでなく、働き方によっては複数の勤務先での労働時間を通算して考える必要があります。
Wワークの労働時間については、別の記事で詳しくまとめています。
副業・Wワークする従業員がいるときの労働時間管理｜飲食店が知っておきたい基本
初出勤までに準備しておく
手続きだけでなく、実際に働き始めるための準備も必要です。
たとえば、制服や名札を用意する。初日の出勤時間や持ち物を伝える。誰が仕事を教えるのか決めておく。
初出勤したのに、
「制服どこだっけ？」
「今日、新人来るの？」
となってしまったら、本人も不安になりますよね。
私自身、飲食店で採用や教育を経験してきましたが、新しい人を迎える準備も採用の一部だと思っています。
必要な手続きを済ませるだけでなく、安心して働き始められる状態まで整えておきましょう。
採用から初出勤までの流れを決めておく
採用が決まると、シフトを決めたり現場を回したりと、店長や経営者はやることがたくさんあります。
だからこそ、採用するたびに「次は何をするんだっけ？」と考えるのではなく、お店や会社で流れを決めておくと安心です。
労働条件を確認する。必要な情報や書類を確認する。雇用保険や社会保険の対象になるか確認する。そして、初出勤の準備をする。
私も当時は、こうした流れをきちんと整理できていませんでした。
「採用したら、ここまで確認する」
そんな流れを一つ作っておくだけでも、確認漏れを防ぎやすくなると思います。
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